Spørsmål og svar om å søke tilskudd

Et prosjekt kan være relevant innenfor flere tilskuddsordninger og som hovedregel kan du søke tilskudd fra de ordningene der prosjektet ditt − eller deler av det − kan høre hjemme.

Unntak

Les nøye på de ordningene du er interessert i. I noen tilfeller vil det stå at det er andre ordninger du ikke kan søke samtidig.

For de aller fleste tilskuddsordningene må du søke før prosjektet er påbegynt. Du kan altså ikke søke tilskudd til tiltak som allerede har funnet sted, eller til kostnader som er påløpt på det tidspunktet du sender søknad. Det finnes imidlertid noen unntak.

Det kan av og til være vanskelig å vurdere hvilken frist det er lurt å sende inn en prosjektsøknad til. På den ene side bør du ha på plass så mange detaljer som mulig i prosjektet ditt (konkret innhold, navn på medvirkende, visnings- eller spilleavtale, datoer og steder osv.) for å kunne utforme en så god søknad som mulig. På den annen side må du ta hensyn til når du er nødt til å vite om du har nok finansiering for å kunne få til å gjennomføre prosjektet. Behandlingstiden for søknader varierer mellom de ulike fondene, og dette må du ta med i betraktning i tidsplanleggingen.

Hvis du vil søke tilskudd til samme prosjekt fra ordninger som hører til forskjellige finansieringskilder må du sende separate og fullstendige søknader til hver ordning.

Ofte må du også sende separate søknader dersom det er forskjellige ordninger innenfor samme pengesekk, for eksempel hvis ordningene har egne faste søknadsskjemaer eller spesielle kriterier.

Kulturrådets ordninger omfatter spesielt mange fagområder og tilskuddsordninger. Hvis du har et omfattende og sammensatt prosjekt som er vanskelig å plassere på faste ordninger, kan det være at det skal sendes inn som en samlet søknad og ikke splittes opp i enkeltdeler. Da må du velge den ordningen hvor hoveddelen av prosjektet hører mest hjemme, og fylle ut tilhørende skjema. Men husk å sjekke hva som kreves til andre relevante ordninger, slik at du i prosjektbeskrivelse og vedlegg får med all informasjon Kulturrådet trenger for å vurdere hele prosjektet.

For Statens kunstnerstipend skal det sendes inn en samlesøknad, uansett hvor mange stipendordninger du søker. Søker du til flere kunstnergrupper skal du sende inn en søknad per kunstnergruppe.

Merk

Hvis du søker flere ordninger og/eller finansieringskilder er det viktig å gjøre dette helt åpent gjennom å synliggjøre eller kommentere i finansieringsplanen hvilke andre ordninger og instanser du har søkt eller har tenkt å søke, og med hvilken søknadssum.

Du kan sende inn søknaden fra søknadsskjema åpner og til søknadsfristen går ut for den aktuelle søknadsrunden. Noen ordninger tar imot søknader løpende (uten faste frister).

Du finner informasjon om søknadsfrister på hver enkelt tilskuddsordning.

Søknadsfristen (dato og klokkeslett) er endelig. Søknader som sendes inn etter at søknadsfristen er passert, vil automatisk bli avvist. For å få nok tid, kan det derfor lønne seg å begynne søknadsprosessen i god tid før søknadsfristen.

Søknaden må sendes inn før søknadsfristens utløp. Søknader sendt inn etter søknadsfristens utløp vil bli avvist.

I kulturdirektoratets søknadsportal kan du gjøre endringer i søknaden helt frem til søknadsfrist.

Ofte er man flere som samarbeider om å få til et prosjekt. Vi krever imidlertid at det er én (person eller organisasjon) som er ansvarlig eier av prosjektet. Den som sender søknaden vil bli den vi regner som formelt ansvarlig for å forvalte prosjektets økonomi, følge opp betingelsene for et eventuelt tilskudd, og sende rapport og regnskap i rett tid.

Det kan være viktig å diskutere hvem av samarbeidspartene i et prosjekt som skal være den formelle parten. Ofte er det best at den/de som står for det kunstneriske eller faglige innholdet også eier prosjektet. I andre tilfeller kan det være hensiktsmessig at andre partnere med bedre administrative ressurser og regnskapssystemer tar dette ansvaret.

Selv om man må velge én person som formelt ansvarlig søker, kan selvfølgelig søknaden utformes av flere. For vurderingen av søknaden er det det kunst- og kulturfaglige innholdet og kvaliteten på dette avgjørende. Det kan derfor være lurt å involvere medvirkende kunstnere/fagfolk i beskrivelsen av innholdet hvis det er andre instanser som formelt sender søknaden.

Om du søker stipend må du alltid sende søknad på vegne av deg selv.

Du kan sende inn søknader på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Bruker du andre språk, må søknaden oversettes før du sender den inn.

Du kan foreløpig ikke sende inn søknader på samisk (nordsamisk, sørsamisk, lulesamisk). Det er mulig dette vil endre seg når samelovens språkregler er ferdig revidert. Vi legger ut mer informasjon på nettsidene våre når dette er avklart.

Vurdering av søknaden

Saksbehandlere og/eller utvalgs- og komitémedlemmer leser alle søknader til de ordningene de er med å forvalte. Av og til kan også råd, styre eller direktør be om å få se søknader det er knyttet prinsipielle diskusjoner til.

Her kan du se alle råd og utvalg

Innsyn

I tillegg er Kulturdirektoratet omfattet av offentlighetslova og praktiserer mer-offentlighet:

• Alle brev og dokumenter som kommer inn og går ut fra Kulturdirektoratet (søknader, rapporter, regnskap, klagebrev osv.) er tilgjengelige for innsyn.
• Hvem som helst (institusjoner, enkeltpersoner, media) kan be om å få se dokumenter, og Kulturdirektoratet er pliktige til å gi innsyn.

Hvis dokumentet inneholder personsensitiv informasjon (f.eks. personnummer), blir dette unntatt offentlighet. I noen tilfeller vil også deler av opplysningene i søknaden kunne unntas offentlighet ut fra konkurransehensyn (jf. forvaltningsloven).

Alt dette er juridiske vurderinger som gjøres i hvert tilfelle av Kulturdirektoratets administrasjon. Du som søker må akseptere at søknaden din er et offentlig dokument når den er sendt Kulturdirektoratet, og du har ingen rett til å påvirke hvem som kan få innsyn i den eller hva innsynet skal brukes til.

Rådet

Kulturrådet er oppnevnt av Kongen i statsråd og består av ti medlemmer med samlet fagkompetanse innenfor de områdene rådet forvalter. Medlemmene er oppnevnt for fire år av gangen, og halvparten av medlemmene skiftes ut hvert annet år. Kulturrådet behandler overordnede strategiske og prinsipielle saker og fatter vedtak i tilrådingssaker fra fagutvalgene.

Møt de ti medlemmene i Kulturrådet

Utvalgene

Kulturrådet oppnevner to hovedtyper utvalg. Fagutvalgene  oppnevnes for å behandle søknader til Norsk kulturfond og gi faglige innspill til rådet. Vurderingsutvalgene  oppnevnes for å vurdere påmeldte titler til innkjøpsordningene i Norsk kulturfond.

Totalt er det 25 utvalg under Kulturrådet: 15 fagutvalg, 9 vurderingsutvalg og 1 ekspertutvalg. Hvert fagutvalg har ansvar for én eller flere tilskuddsordninger. Fagutvalgene består av 5–6 medlemmer med høy kompetanse innenfor sitt felt, og utnevnes for 2 år av gangen. Kulturrådet har ansvar for å sikre at utvalgene samlet sett dekker en bredde innenfor sjangere og kunstsyn. I tillegg spiller bakgrunn, geografisk tilhørighet og kjønn inn når utvalgene settes sammen.

Se alle utvalgene til Kulturrådet

Søknadene vurderes av en stipendkomite, som lager en innstillingsliste. Innstillingslisten sendes fra stipendkomiteen til utvalget for statens stipend og garantiinntekter for kunstnere. Utvalget vurderer stipendkomiteenes innstillinger og fatter vedtak.

Her kan du se utvalget og stipendkomiteene til Statens kunstnerstipend

Søknadene vurderes av de aktuelle fagutvalgene i Fond for lyd og bilde. Fagutvalgene er oppnevnt av fondets styre etter forslag fra organisasjoner som representerer fondets målgrupper. Enkeltpersoner og andre organisasjoner fra kunst- og kulturfeltet kan også foreslå kandidater til fagutvalgene.

Fagutvalget utarbeider en samlet innstilling over alle innkomne søknader til den aktuelle søknadsrunden. Styret i Fond for lyd og bilde tildeler tilskudd basert på fagutvalgets innstilling. 

Se alle fagutvalgene for Fond for lyd og bilde

Se styret til Fond for lyd og bilde

Alle søkere får tilsendt et skriftlig svar på søknaden så snart den er ferdigbehandlet:

• For prosjektsøknader er saksbehandlingstiden cirka 2–4 måneder.
• For stipendsøknader er saksbehandlingstiden cirka 5–6 måneder.

I kalenderen kan du følge med på når ulike utvalg, komiteer, råd og styrer har møter, slik at du vet omtrent når du kan forvente et svar.

Dersom du kontakter oss før søknaden er ferdigbehandlet kan du få informasjon om hvilket/hvilke utvalg/komiteer som skal behandle saken, men du vil ikke få vite noe om hvordan saken vurderes før den er ferdig behandlet og det er fattet et vedtak.

I svaret på søknaden vil det stå hvilket vedtak som er fattet i din søknad. Vedtaksformuleringene er ofte standardiserte, men kan også ha konkrete betingelser eller tilbakemeldinger som gjelder akkurat ditt prosjekt.

Noen eksempler

«Kr 50 000 bevilges»

Dette betyr at beløpet er bevilget til prosjektet, slik du har beskrevet det i søknaden.

«Kr 125 000 bevilges til delprosjekt 1 og 2, under forutsetning av at spesifisert budsjett og finansieringsplan for disse prosjektene kan legges fram»

Her støttes ikke hele prosjektet, men to delprosjekter er vurdert å være interessante. Om du får et slikt svar må du gjøre flere ting:

1. Vurdere om du selv ønsker og kan få til å gjennomføre de to nevnte delprosjektene
2. Sende inn den informasjonen vedtaket ber om.
3. Kun bruke midlene til de delene som er støttet, og kunne dokumentere dette i rapporten og regnskapet som sendes når prosjektet er gjennomført.

«Avslag, prioriteres ikke innenfor den aktuelle budsjettrammen»

Dette er en vanlig formulering. Den betyr at når utvalget eller komiteen har vurdert den samlede søknadsmengden opp mot hvor mye penger de har å dele ut, har ikke ditt prosjekt blitt prioritert. 

Det betyr ikke nødvendigvis at prosjektet ditt var dårlig, men at andre prosjekter ble vurdert høyere. «Den aktuelle budsjettrammen» betyr i praksis årets budsjett. Det vil si at du ikke kan søke på nytt til det samme prosjektet det samme året. Du kan søke igjen senere, men noen tilskuddsordninger krever da at du gjør større endringer i søknaden din.

«Avslag på foreliggende grunnlag» eller «Utsettes»

Disse formuleringene brukes ofte hvis utvalg, komité eller råd har viktige spørsmål de ikke finner svar på i søknaden, og som de ønsker å få informasjon om før de tar en beslutning. Da må du som søker prøve så godt du kan å svare skriftlig på det som spørres etter, og så blir saken tatt opp på nytt igjen i neste behandlingsrunde.

Vi begrunner alle vedtak i tråd med forvaltningsloven § 25. Det betyr at vi viser til regelverket vedtaket bygger på, inkludert retningslinjene for den aktuelle tilskuddsordningen. Vi viser også til søknaden som ligger til grunn for vedtaket.

Retningslinjene for tilskuddsordningene setter rammer for hvordan kunst- og kulturfaglig skjønn skal brukes i hver ordning, og hvilke hovedhensyn som er avgjørende når skjønnet utøves.

Det er dessverre ikke mulig å gi spesifisert utdypning av det kunst- og kulturfaglige skjønnet som ligger til grunn for vedtakene i hver sak. Vi behandler rundt 20 000 søknader i året, og det er ofte kompliserte faglige diskusjoner som ligger til grunn for vedtakene. En del prosjekter vurderes å ikke ha høy nok kvalitet, noen har for svak profesjonalitet, og noen er for lite konkret beskrevet i søknaden. Men i stor grad handler avslag også om at det ikke er nok penger å fordele, og at vår oppgave er å prioritere mellom søknadene. Under noen ordninger gis det spesifisert begrunnelse ut fra disse eller liknende hovedkategorier, ut fra saksbehandlerkapasitet.

• Dersom du har fått avslag på en prosjektsøknad til Kulturdirektoratet eller Kulturrådet, men ønsker å fortsette å videreutvikle prosjektet og forsøke å søke på nytt senere, kan det være nyttig å snakke med den saksbehandleren som har skrevet under på avslagsbrevet for å diskutere hva som eventuelt kan styrke prosjektet og søknaden din på et senere tidspunkt.
• Dette er ikke mulig dersom du har fått avslag på søknader til Fond for lyd og bilde og Statens kunstnerstipend. For disse ordningene blir det ikke gitt individuell begrunnelse for avslag.

Det er som utgangspunkt klagerett over alle sider av vedtak fattet av det offentlige. Det innebærer at du har rett til å få saken din vurdert på nytt, og imøtegå feil du mener har blitt gjort ved saksbehandlingen og i vurderingene som har blitt gjort. På grunn av prinsippet om armlengdes avstand, er det noen unntak for de tilskuddsordningene vi forvalter:

Tilskuddsordninger fra Kulturrådet, Fond for lyd og bilde og Statens kunstnerstipend

For tilskuddsordningene til Kulturrådet, Fond for lyd og bilde og Statens kunstnerstipend er retten til å klage på de kunst- og kulturfaglige vurderingene begrenset. Det betyr at du ikke har rett til å få klagen behandlet dersom den gjelder de faglige vurderingene og den faglige prioriteringen som er gjort. Dette er juridisk bestemt gjennom forskrifter for de forskjellige fondene (finansieringskildene). Selv om du oppfyller alle formelle krav og mener du har en søknad som passer godt inn i en ordning, har du ikke noe krav på tilskudd. Fordelingen av midler skjer fra ut fra en faglig skjønnsvurdering, og du har ikke noen rett til å klage på den prioriteringen som gjøres i utvalg og komiteer, selv om du er uenig i den.

Du kan likevel klage på andre sider av vedtakene disse organene fatter. Du kan altså klage på saksbehandlingen, f.eks. at søknaden ikke har blitt behandlet slik den skal, at vi la til grunn uriktige opplysninger, eller at veiledningsplikten vår ikke ble oppfylt. Informasjon om klagerett og frist for å klage finner du i vedtaksbrevet, og i forvaltningsloven kapittel 6.

Tilskuddsordninger som er forvaltet av Kulturdirektoratet

Når det gjelder tilskuddsordningene som er forvaltet av Kulturdirektoratet, er det ikke vedtatt noen unntak fra de klagereglene som følger av forvaltningsloven.

Hva som skal til for å få utbetalt tilskuddet står i vedtaksbrevet.

• For prosjekttilskudd må prosjektet være klart til å settes i gang og du må ha fått på plass den nødvendige finansieringen. Tilskuddet utbetales i en eller flere rater. Dette blir beskrevet i vedtaksbrevet.
• Arbeidsstipender utbetales i månedlige rater (skal regnes som skattepliktig inntekt).
• Diversestipend utbetales som engangsbeløp.

Hvis alt er i orden for utbetaling må du regne med cirka 2−3 uker fra Kulturdirektoratet har mottatt aksept av vedtaksbrevet til du har pengene på konto.

Hvis du har fått innvilget tilskudd må du vurdere om du ønsker å ta imot midlene innenfor de betingelsene som er oppgitt i vedtaksbrevet. Les derfor vedtaksbrevet nøye før du aksepterer:

• Noen betingelser er generelle og gjelder alle tilskuddsmottakere (for eksempel krav til rapport og regnskap). Disse finner du i vedtaksbrevet som skal aksepteres.
• Andre betingelser eller forutsetninger kan være spesielle for ditt prosjekt (for eksempel at ny informasjon må sendes inn før tilskuddet kan utbetales). Det vil da stå som en del av vedtaksformuleringen i vedtaksbrevet.

Det som er viktigst å merke seg er at

• tilskudd alltid skal brukes til det formålet det er bevilget til
• det skal leveres rapport og regnskap når prosjektet/stipendperioden er avsluttet (for noen ordninger kreves årlig rapport)
• finansieringskilden (Kulturdirektoratet, Kulturrådet, Statens kunstnerstipend eller Fond for lyd og bilde) skal være synlig med logo på nettsider og trykksaker som gjelder prosjektet
• den kan komme krav om tilbakebetaling dersom midlene ikke brukes i tråd med forutsetningene

Tilskuddet er bevilget for at du skal gjennomføre det du har beskrevet i søknaden, men det kan være forhold som gjør at planene forsinkes eller justeres. Da er det viktig å vite hva du er forpliktet til:

Prosjekter

Prosjekter kan noen ganger utvikle seg frem mot gjennomføring, for eksempel ved at det kunstneriske og faglige blir konkretisert, eller ved at planene justeres i forhold til den finansieringen man får. Underveis i denne prosessen må du vurdere om prosjektet ditt har blitt vesentlig annerledes enn det du har beskrevet i søknaden.

Hvis prosjektet ditt forandrer seg mye, må du orientere Kulturdirektoratet skriftlig om dette. I noen tilfeller må du søke om en omdisponering av midlene – det vil si be om at de kan brukes til noe annet enn det du har sagt i søknaden. En slik omdisponeringssøknad blir behandlet først av saksbehandler og så eventuelt i utvalg og råd. 

Les også nøye i tilskuddsbrevet hvor lenge tilskuddet står til rådighet. Du må bestemme deg for om du vil akseptere tilskuddet innen oppgitt frist.

Dersom gjennomføringen av prosjektet blir forsinket, må du melde skriftlig fra om dette og få utsettelsen godkjent. Dersom du ikke gjør dette, vil hele eller deler av tilskuddet kunne bli krevd tilbakebetalt.

Stipender

For stipendmottakere kan det oppstå forhold i stipendperioden som gjør at du må søke permisjon, som fødsel, adopsjon, sykdom eller andre spesielle forhold. Mer informasjon om hvilke rettigheter og plikter du har da finner du på Lovdata: Forskrift om statens stipend og garantiinntekter for kunstnere.