Fase 3: Fra scenarioer til veikart

I denne fasen er det viktig å invitere deltakere som har strategisk ansvar og/eller beslutningsmyndighet knyttet til målvisjonen dere arbeider med. I hver gruppe bør det derfor være minst én deltaker med lederposisjon eller tydelig ledererfaring.

Dere kan velge å invitere de samme deltakerne som i tidligere verksteder, eller å hente inn nye perspektiver.

Uansett må dere være forberedt på å gi en kort innføring i prosjektet i starten av verkstedet, slik at alle deltakerne deler en felles forståelse av prosessen de går inn i.

Gruppeinndeling

Sett sammen grupper på minimum fire og maksimum seks deltakere. Sørg for god balanse mellom faglige perspektiver og strategisk kunnskap i hver gruppe.

I tillegg til de aktive deltakerne bør hver gruppe ha én fasilitator og én referent:

• Fasilitatoren passer på tiden, sørger for framdrift i diskusjonen, forklarer metode og prosess og (ved behov) fungerer som ordstyrer.
• Referenten skriver ned viktige momenter underveis.

Det er ikke nødvendig med fullstendige referater, men dere bør ta notater som fanger opp resonnementene i gruppediskusjonene. Dette er viktig for å kunne analysere gruppearbeidet i etterkant.

Hvis dere ikke har en referent, kan dere gjøre lydopptak. Da må opptakene transkriberes og transkripsjonene kvalitetssikres i etterkant.

Samle dokumentasjonen

Start med å samle referat, foto av tidslinjer/veikart og eventuelle lydopptak fra verkstedet. Ta med den justerte ledestjernen og gruppens strategiske veikart (tidslinje med forslag til grep).

Lag et kort sammendrag per gruppe

Les gjennom alt materialet fra hver gruppe og noter funn. Sorter funnene under et sett tematiske overskrifter som er felles for alle gruppene, f.eks. ledestjerne, fellesskap, makt/struktur, økonomi, teknologi, kunstens plass og rolle, demokratiets kår, utfordringer og muligheter for kunstnere og kulturaktører og minoritetsgrupper.

Finn 6–10 hovedpoeng for hver gruppe

Hva er de ulike gruppen mest opptatt av? Hvilke risikoer, muligheter og dilemmaer kommer igjen i diskusjonene?

Trekk ut 8–10 strategiske anbefalinger fra hver gruppe

Formuler anbefalingene som korte, handlingsorienterte setninger (f.eks. "Etabler møteplasser for …").

Sørg for at anbefalingene samlet dekker

• strukturelle grep (ordninger, finansiering, styring)
• praktiske grep (arbeidsformer, samarbeid, innhold)
• politiske, sosiale og kulturelle grep (språk, verdier, posisjonering, offentlig debatt).

Les gruppens veikart kronologisk

Gå gjennom veikarter år for år og identifiser

• hvilke kritiske hendelser gruppen legger til grunn (for eksempel valgår, kriser, reformer)
• hvilke tiltak/grep de foreslår som svar
• hvor de ser "mulighetsrom" – dvs. perioder der kulturfeltet kan ta ekstra initiativ, påvirke politikk eller teste nye modeller.

Sammendrag

Når dere har gått gjennom materialet sitter dere igjen med et sammendrag for hver gruppe. Sammendragene bør inneholde

• gruppens hovedpoeng og nøkkeldilemmaer
• 5–10 strategiske anbefalinger
• en tydelig tidslinje/veikart

Sammenlign gruppenes anbefalinger

Lag en enkel matrise der

• radene er grupper
• kolonnene er tema (f.eks. fellesskapsarenaer, finansiering, teknologi, miljø, demokrati, migrasjon)

I matrisen markerer dere

• hvor det er bred enighet
• hvor gruppene er uenige, eller vektlegger ulike dilemmaer og veivalg

Identifiser problemstillinger og mål som går igjen  

• Se etter problemstillinger og målsetninger som går igjen på tvers av gruppenes anbefalinger.
• Formuler 8–12 overordnede anbefalinger eller satsingsområder som går igjen på tvers (f.eks. "Inngå mer langsiktige og forpliktende samarbeide med …")
• Noter hvilke scenarioer og diskusjoner som særlig støtter hver anbefaling (hvilke framtidsbilder og hvilke gruppeinnspill de bygger på).

Lag et samlet, kronologisk strategisk veikart

Gå gjennom alle gruppenes veikart. Hvor hvert og noter tidsrom (f.eks. 2026–2027, 2028–2029 osv.) noterer dere

• hvilke utfordringer/risikoer som er mest framtredende
• hvilke mulighetsvinduer gruppene peker på
• hvilke konkrete grep som foreslås.

Slå dette sammen til én kronologisk framstilling, med ett kort avsnitt for hver periode. Hvert avsnitt bør beskrive

• situasjonen (hva preger denne fasen?)
• typiske grep/veivalg (hva må gjøres?)
• den strategiske logikken (hvorfor er disse grepene viktige akkurat da?). 

Her gjør dere i praksis igjen en form for baklengsplanlegging, som i Verksted 3: dere starter fra målåret og ledestjernen, og ser hvilke steg som må tas tilbake i tid for å komme dit.

Knytt veikartet til ledestjernen

Oppsummer til slutt hvordan det samlede veikartet kan bringe kulturfeltet generelt, og deres virksomhet spesielt, nærmere den overordnede ledestjernen.

Besvar f.eks. disse spørsmålene:

• Hvilke grep må komme tidlig i perioden?
• Hva må være på plass innen midten av perioden?
• Hvilke strukturelle endringer må være gjennomført innen målåret?

Den samlede analysen – med tverrgående betraktninger, tydelige strategiske anbefalinger og et kronologisk veikart – blir sluttproduktet fra framsynsprosessen. Dette dokumentet kan brukes som grunnlag for videre strategi- og policyutvikling, planarbeid og prioriteringer i deres virksomhet eller på feltet.