Søknad til ordningene for nasjonale minoriteter

Ofte starter et prosjekt med en god idé eller et ønske om å få til noe. Neste steg er å utvikle ideen til et konkret prosjekt, og deretter skrive en søknad.

Still deg selv disse spørsmålene:

1. Hva vil du gjøre? Forklar kort hva prosjektet ditt handler om.
2. Hvorfor vil du gjøre dette? Hva er målet med prosjektet? Hvorfor er det viktig?
3. Hvordan skal du gjøre det? Lag en plan for hvordan du skal gjennomføre prosjektet.
4. Hvem skal være med? Hvem deltar, og hva skal de bidra med? 

Disse spørsmålene hjelper deg med å skrive prosjektbeskrivelsen. Du trenger ikke ta med selve spørsmålene i søknaden, men bruk dem som støtte når du skriver.

Et godt budsjett er en viktig del av søknaden. Budsjettet viser hva du trenger penger til, og hvordan du planlegger å bruke dem. Budsjettet skal også vise hvilke inntekter prosjektet har – hvis du har noen. 

Målet er at inntektene og utgiftene skal balansere, altså at budsjettet går i null. Det gjør det lettere for Kulturdirektoratet å vurdere om prosjektet ditt er realistisk.

Spørsmål du kan stille deg selv når du lager budsjettet: 

Inntekter – hvor kommer pengene fra? 

• Har du allerede fått tilskudd fra andre? 
• Skal du søke tilskudd fra flere steder? 
• Skal du selge billetter? 
• Får du låne utstyr eller lokaler gratis? 
• Bidrar du eller andre med frivillig arbeid? 

Husk at du må føre opp beløpet du søker fra Kulturdirektoratet som en inntekt i budsjettet. 

Utgifter – hva skal pengene brukes til? 

• Honorarer (betaling til deg selv eller andre)? 
• Materialer og utstyr? 
• Reise, kost og losji? 
• Leie av lokaler? 
• Markedsføring? 

Søker du om mer enn 200 000 kroner?

Da må regnskapet revideres. Dette betyr at regnskapet må gjennomgås og bli kontrollert av en revisor, for å sikre at tallene er riktige og i tråd med gjeldende regler og avtaler. Husk å sette av penger til regnskapsfører og/eller revisor. 

Tips til å lage et budsjett 

• Det kan være vanskelig å vite hva som er vanlig å betale i lønn eller honorar. Fagforbund i kultursektoren har veiledende satser – sjekk nettsidene deres, f.eks. Creo som er et forbund for kunst og kultur 
• Søknadsskjemaet har et standard budsjettoppsett. Der skal du forklare hver post i kommentarfeltet. 
• Vær tydelig: Skriv hvor mange personer kostnadene gjelder for, hvor mange netter en reise varer, og lignende detaljer. 

En fremdriftsplan viser hvordan du planlegger å gjennomføre prosjektet ditt, altså hvilke aktiviteter skal skje når. Den hjelper både deg og Kulturdirektoratet med å holde oversikt. 

Dette bør du huske på: 

• Lag en realistisk tidsplan: Skriv inn når prosjektet skal starte og når det skal være ferdig.
• Planlegg hovedaktivitetene: Lag en oversikt over hva som skal skje – og når.
• Fyll inn datoer i søknadsskjemaet: Du må oppgi foreløpige datoer for aktivitetene. Det gjør ikke noe om datoene endrer seg litt senere.
• Tidsrammen er viktig: Den bestemmer når du må sende inn sluttrapport til Kulturdirektoratet.

Søknaden sendes inn gjennom Kulturdirektoratets søknadsportal. Hvis du har problemer med med å logge inn i portalen, eller sende inn skjema, kan du få hjelp av brukerstøtte.

Tips før du sender inn:

• Ha søknadsteksten, budsjettet og en fremdriftsplan klar.
• Skriv gjerne søknaden i et eget dokument først, så kan du lime den inn i søknadsskjemaet i portalen når du er klar.
• En god prosjektbeskrivelse trenger ikke være mer enn én A4-side. 

Alle prosjekttilskudd for nasjonale minoriteter bruker omtrent samme skjema. Her er noen tips om utfylling av skjemaet.

• Gi prosjektet et navn: Velg en tittel som beskriver prosjektet. Du kan endre den senere.
• Prosjektsammendrag: Skriv denne til slutt. Den kan bli publisert, så ikke ta med personlig informasjon.
• Prosjektmål: Kryss av for hvilke mål prosjektet ditt dekker, og forklar kort hvorfor.
• Målgruppe/Hvem ønsker du å nå? Hvem retter prosjektet seg mot? Utdyp i kommentarfeltet hvem prosjektet skal nå, og hvordan prosjektet skal oppnå å treffe målgruppen.
• Medvirkende/Hvem skal delta i prosjektet? Her skriver du inn navn på eventuelle samarbeidspartnere og medvirkende i prosjektet, og hva deres rolle er. Inkluder gjerne også frivillige.

Når du får tilskudd til et prosjekt fra Kulturdirektoratet får du tilsendt et akseptskjema som du må signere i søknadsportalen. Beløpet utbetales til kontonummeret som oppgis når du aksepterer kontrakten.

I tildelingsbrevet vil det gå frem hvordan utbetaling skal foregå. Der vil det også eventuelt andre vilkår fremgå. Dersom prosjektet gjennomføres over flere år, utbetales tilskuddet normalt i delbetalinger.

Tildelingen utbetales i en 80/20 modell. Altså 80 % av beløpet i etter signert kontrakt, og resterende 20 % når rapport og regnskap er godkjent.

Dersom noe har endret seg i prosjektet siden du skrev søknaden, informerer du Kulturdirektoratet om det. Legg ved eventuelt oppdatert fremdriftsplan og budsjett når du sender inn kontrakten.

Noen ganger innvilger Kulturdirektoratet et lavere beløp enn man har søkt om, og enkelte ganger øremerke vi tilskudd til deler av prosjektet. I slike tilfeller skal du legge ved et oppdatert, balansert budsjett når du signerer kontrakten.

Dersom søknaden innvilges og du får støtte, er det viktig at du fortsetter å forholde deg til søknadsteksten, fremdriftsplanen og budsjettet ditt. Det er viktig at du ikke mister dette av syne. Du står selvsagt fritt til å gjøre justeringer underveis, men det er viktig at du tar kontakt med Kulturdirektoratet og gir beskjed om eventuelle endringer.

Dersom det blir store endringer i prosjektet, må du sende inn en søknad som Kulturdirektoratet må godkjenne før du kan gjøre endringer i prosjekt eller budsjett.

Det er også lurt å inngå tydelige, skriftlige avtaler med alle samarbeidspartnerne i prosjektet.

Kulturdirektoratet anbefaler å holde god oversikt over utgiftspostene underveis. Ta gjerne i bruk et regnskapsprogram slik at alle kvitteringer og andre bilag kan registreres fortløpende. Ditt endelige regnskap skal ligne budsjettet ditt.

Dersom du har spørsmål om skatt ber vi deg kontakte Skatteetaten.