Til deg som har fått tilskudd fra Kulturrådet

Hva skjer når søknaden din er bevilget et tilskudd?

• Tilskuddsbrevet sendes til din brukerkonto i søknadsportalen. Søkte du på vegne av en virksomhet, blir tilskuddsbrevet sendt til virksomhetens brukerkonto.
• Du aksepterer tilskuddet ved å fylle ut akseptskjemaet i søknadsportalen.
• Ønsker du å takke ja til tilskuddet, må du akseptere tilskuddsbrevet innen oppgitt frist for at ikke tilskuddet skal bortfalle.
• Ved å akseptere tilskuddsbrevet forplikter du deg til å gjennomføre prosjektet i tråd med søknaden og vilkårene i tilskuddsbrevet.
• Ønsker du å takke nei til tilskuddet, kan du avvise tilskuddsbrevet i søknadsportalen. Her kan du gjerne skrive en kort kommentar om hvorfor du takker nei.
• Trenger du utsettelse av fristen for å akseptere tilskuddsbrevet, må du kontakte oss i god tid før akseptfristen. Ta kontakt med saksbehandler eller send melding i søknadsportalen.

Akseptere tilskuddsbrev

• Sammen med tilskuddsbrevet får du tilsendt et akseptskjema. I akseptskjemaet kan du oppdatere gjennomføringsperioden til prosjektet. Du kan også legge inn en kommentar om utbetalingen skal merkes med en melding. Vi anbefaler at meldingen er det tildelte prosjektnummeret på seks siffer, eller en annen melding som tydeliggjør for deg hvilket prosjekt tilskuddet gjelder.
• Hvis det har skjedd vesentlige endringer i prosjektets tidsplan, budsjett eller andre endringer fra søknaden før du aksepterer tilskuddsbrevet, skal du akseptere den med forbehold om godkjenning. Du må da laste opp vedlegg til tilskuddsbrevet, hvor du forklarer endringene.
• Når du har akseptert tilskuddsbrevet, behandles den av Kulturrådets sekretariat. Når tilskuddsbrevet godkjennes, blir første del av tilskuddet utbetales samtidig.
• Trenger du å utsette utbetaling av tilskuddet, må du vente med å akseptere tilskuddsbrevet.

Utbetaling av ettårige tilskudd 

Med ettårig tilskudd menes et engangstilskudd til et avgrenset prosjekt. Utbetaling av ettårige tilskudd skjer vanligvis i to omganger: ved prosjektets begynnelse og etter prosjektets slutt. Unntaket er enkeltordninger der hele tilskuddet utbetales ved prosjektoppstart.

• Første del av tilskuddet blir utbetalt etter at du har akseptert tilskuddsbrevet
• Andre del av tilskuddet utbetales etter at sluttrapport er levert og godkjent
• Merk deg at en virksomhet eller person ikke kan ha mer enn ett kontonummer registrert i Kulturdirektoratet system om gangen. Dersom du oppgir et annet kontonummer enn det som tidligere er registrert på deg som søker, vil det nye kontonummeret også gjelde for utbetalinger som gjelder eventuelle andre tildelinger som Kulturdirektoratet er sekretariat for.

Utbetaling av flerårige tilskudd

Utbetaling av flerårige tilskudd skjer vanligvis i flere rater. Utbetalingene er avhengige av at du følger oppsatt løp for rapportering, som står i vilkårene i tilskuddsbrevet. Du får også påminnelser fra søknadsportalen når rapportfristen nærmer seg.

Hvis det er endringer i prosjektet

Det er ikke uvanlig at prosjekter endrer seg i noen grad fra den opprinnelige søknaden. Men dersom det er viktige/vesentlige endringer i prosjektet, må det godkjennes av utvalget på vegne av Kulturrådet. Dette er i henhold til vilkårene i tilskuddsbrevet.  

• Er det viktige/vesentlige endringer i prosjektet, må du sende skriftlig søknad om endringene via søknadsportalen eller til saksbehandler.
• Det er viktig at du begrunner endringene og beskriver hvordan du skal sikre at prosjektet gjennomføres best mulig, og samtidig i tråd med opprinnelig søknad
• Når utvalget på vegne av Kulturrådet skal vurdere om innmeldte endringer kan godkjennes, i henhold til vilkårene i tilskuddsbrevet, må vi påse at prosjektet ikke er så vesentlig endret at det ikke lenger samsvarer med den opprinnelige søknaden.

Dersom prosjektet ikke fullføres og må avbrytes

Av og til kan det hende at et prosjekt som har fått tilskudd, må avbrytes. Det kan være ulike årsaker til at tilskuddsmottakeren må avbryte prosjektet. I slike tilfeller vil administrasjonen vurdere om hele eller deler av tilskuddet skal betales tilbake.   

• Dersom du blir nødt til å avbryte prosjektet ditt, kan du kontakte oss via søknadsportalen eller brukerstøtte. Du kan også ta kontakt med saksbehandler direkte.
• Du må dokumentere hvilke utgifter du har hatt i prosjektet, og at tilskuddet er benyttet til å dekke utgifter det ble bevilget til å dekke.
• For avbrutte prosjekter vil resterende tilskudd (som ikke er utbetalt) bli tilbakeført til Kulturrådet og komme andre kunstprosjekter til gode.

Endre prosjekteier/tilskuddsmottaker/kontaktperson for prosjektet 

Det er mulig å endre prosjekteier eller kontaktperson på en søknad som har fått tilskudd.  Ta kontakt via søknadsportalen hvis dette skal endres. 

Rapportering – når, hva og hvordan 

Alle som mottar tilskudd fra Kulturrådet, skal rapportere for tilskuddet. Prosjektet må være ferdig før du leverer sluttrapporten.  

Prosjektet regnes som ferdig når aktivitetene du beskrev i søknaden er fullført, og tilskuddet er brukt til formålet.  

Dersom tilskuddet ikke blir brukt i samsvar med søknaden, tilskuddsbrevet og retningslinjene for ordningen, kan det være at tilskuddet må betales tilbake.

Generell informasjon om rapportering til Kulturrådet

• Rapportering til Kulturrådet skal skje i søknadsportalen.
• Rapportfristen er 90 dager etter gjennomføringsperiodens sluttdato. Du kan justere gjennomføringsperioden når du aksepterer kontrakten for tilskuddet.
• Dersom du har behov for utsatt eller fremskyndet rapportfrist, må du ta kontakt med oss i god tid før rapportfristen.
• Når rapporten blir godkjent av oss, utbetales eventuell andre rate av tilskuddet innen kort tid. 
• Det kan være nyttig å lese gjennom tips til rapport og regnskap  for generell informasjon rapportering og regnskap.