Veiledning til framsynsarbeidet

Strategisk framsyn lar kulturaktører utforske mulige framtider, for å ta bedre valg i dag. Her får du oversikt over hva en framsynsprosess innebærer og hvordan metodene kan tilpasses små og store virksomheter.

Hva er strategisk framsyn?

Strategisk framsyn er en akademisk metodikk som lar oss utforske mulige framtider på en systematisk måte. Framsynsarbeid handler om å kombinere ambisjoner og nysgjerrighet med evnen til å utforske nye idéer og oppdage endringer tidlig.

Strategisk framsyn er altså ikke spådomskunst, men en metodikk som hjelper oss å

fange opp utviklingstrekk vi ellers ville oversett
stille spørsmål vi ellers ikke ville stilt
se risikoer og muligheter vi ellers ikke ville lagt merke til

Med strategisk framsyn kan du – sammen med kolleger, samarbeidspartnere, faglige nettverk eller lokalsamfunn – bli oppmerksom på viktige forhold du ikke visste at du manglet kunnskap om.

Målgruppe for verktøykassa

Verktøykassa er laget for deg som jobber i og rundt kulturfeltet, og er med på å forme framtiden til virksomheten, fagfeltet eller lokalsamfunnet gjennom valgene du tar.

Innhold i verktøykassa

Innholdet i verktøykassa lar små og store kulturaktører

utforske mulige framtider
vurdere hvilken rolle egen virksomhet kan ha disse framtidene

Her finner du altså alt du trenger for å gjennomføre hele, eller deler av, en framsynsprosess. Du kan bruke metodene på alle typer temaer og spørsmål som virksomheten din ønsker å undersøke.

Ta deg gjerne tid til å lese veiledninger, underlag og oppgaver i verktøykassa grundig. Det krever noe konsentrasjon, men kan gi stor gevinst i virksomhetens strategi- og planleggingsarbeid – på måter du kanskje ikke hadde sett for deg.

Veiledninger til verkstedene

Underlag til diskusjon på tvers av verksteder og oppgaver

Frittstående oppgaver

Bruk verktøykassa på egne premisser

For en kort økt på et par timer, kan du lese gjennom de fire framtidsscenarioene og diskutere med kollegaer hva hvert scenario betyr for dere: I hvilken grad tar deres strategier og handlingsplaner høyde for de ulike scenarioene?
Et litt større format er å organisere ett av de tre verkstedene. Da vil dere trenge ressurser i form av tid, mennesker og fysiske lokaler. Verkstedene varer fra 2 til 6 timer.
For en mer omfattende framsynsprosess, kan dere samarbeide med andre kulturaktører: Ta kontakt med liknende virksomheter, samarbeidspartnere eller fagfeller fra andre landsdeler, slik at flere får utbytte av den samme prosessen.

De tre fasene i framsynsprosessen

Framsynsprosessen i verktøykassa består av tre faser. Hver fase har sitt eget verksted, med noe for- og etterarbeid.

Hvis virksomheten din ønsker å gjennomføre en lengre framsynsprosess bør dere derfor sette av tilstrekkelig tid til

forberedelser til hvert verksted
gjennomføring av verkstedene
bearbeiding av funn fra hvert verksted

Fase 1 – Utforske og forestille

Vi skanner horisonten, kartlegger drivkreftene som former omgivelsene våre, sett fra ulike ståsteder og posisjoner, og destillerer dem til råmateriale for mulige framtider.

Fase 2 – Utdype og nyansere

Vi bygger ut de mulige framtidene til fullstendige scenarioer, befolket av personer, fortellinger og artefakter som gjør dem levende, konkrete og mulige å navigere i.

Fase 3 – Teste og bane vei

Vi tester visjonen vår mot de ulike scenarioene og utvikler et strategisk veikart med flere mulige veivalg. Ved å planlegge bakover fra en foretrukket framtid til nåtiden, identifiserer vi robuste strategier, tiltak og grep.

I hver fase og hvert verksted åpner vi først opp for mange muligheter og perspektiver, før vi samler oss om tydeligere retninger og valg. Over tid blir dette en prosess der ideer utvikles og konkretiseres, og der deltakernes ulike perspektiver former resultatet. Illustrasjon: TRY

Hva trenger virksomheten din for å gjennomføre en framsynsprosess?

Verksteddeltakere – den viktigste ressursen

Den viktigste ressursen i en framsynsprosess er menneskene dere inviterer. Fire deltakere er nok til å komme i gang, og maks antall deltakere er avhengig av deres tid og kapasitet. Deltakerne trenger ikke være ansatt hos dere. De kan like gjerne være samarbeidspartnere, representanter for lokalsamfunnet, publikum eller andre som sitter på erfaringer og perspektiver dere vil lære av.

Dere kan fint gjennomføre et verksted med én gruppe. For best utbytte anbefaler vi likevel at dere har minst to og maksimum seks grupper som jobber parallelt, med rundt fire aktive deltakere i hver. Da kan dere sammenligne og diskutere funnene på tvers av gruppene underveis, og få fram flere sider ved de samme spørsmålene.

Velg deltakere med omhu – og tenk gjerne utradisjonelt. Framsyn blir bedre jo større mangfold dere har av faglige og personlige perspektiver. Dere kan bruke den samme deltakergruppen gjennom hele framsynsprosessen, eller bytte deltakere mellom verkstedene. Hva som er best for dere er avhengig av om dere vil belyse framtidsutsiktene fra mange ulike ståsteder, eller gå dypere inn i noen smalere, fagspesifikke spørsmål.

Fasilitator og referent – nøkkelroller i verkstedene

I hvert verksted trenger dere en fasilitator og en referent til hver gruppe.

Fasilitatoren leder arbeidet i gruppen. Hen sørger for at alle slipper til, følger agendaen og hjelper deltakerne videre i øvelsene. Hvis dere har flere grupper som jobber samtidig, trenger hver gruppe sin egen fasilitator.

Referenten følger med på samtalen og noterer de viktigste ideene, uenighetene og hovedtrekkene i resonnementene. Gode notater gjør det lettere å oppsummere, lære av prosessen og ta resultatene med videre inn i strategiarbeidet.

Prosjektleder – når dere vil løfte framsynsarbeidet

Hvis dere ønsker å gjennomføre en større framsynsprosess over tid, trenger dere en person som har ansvar for helheten – en prosjektleder. Dersom denne personen er ansatt hos dere, vil hen bruke en del av stillingen sin på å planlegge, organisere og følge opp framsynsarbeidet.

Prosjektlederen holder oversikt over hele prosessen, har tid til å forberede og bearbeide arbeidet før og etter verkstedene, og har hovedansvar for den praktiske gjennomføringen. I hvert verksted innleder prosjektlederen med å forklare bakgrunnen for framsynsprosjektet, sette det inn i sammenheng med virksomhetens arbeid og minne om målvisjonen og målene dere jobber mot.

Fysiske lokaler til verkstedene

Dere trenger et fysisk lokale som har god plass til alle deltakerne. For hver gruppe bør det være et rektangulært bord hvor dere kan legge ut og montere de nedlastbare arbeidsarkene.

Tenk også på noen enkle, men viktige rammer som god luft og belysning, minst mulig støy og forstyrrelser, og nok tid uten avbrytelser til å gjennomføre øvelsene. Det kan være lurt å sørge for kaffe, te eller enkel servering – små pauser og praktisk komfort gjør det lettere å holde konsentrasjonen oppe og få gode samtaler.

Tid til forberedelser, verksted og etterarbeid

Hvor mye tid dere bruker på framsynsarbeidet, avhenger av hvilke metoder og kombinasjoner dere velger.

Verkstedene

Hvis dere ønsker å gjennomføre alle de tre verkstedene slik de er beskrevet i verktøykassa, anbefaler vi at dere følger de tidsrammene som står i "Fasilitatorens agenda" for hvert verksted. Hvert verksted varer da mellom 2 og 6 timer, og agendaene angir anbefalt tidsbruk for de ulike delene/oppgavene.

Det viktigste er at dere ikke kutter for mye i den anbefalte tiden til hver oppgave – da risikerer dere at samtalene blir overfladiske og at dere ikke rekker å få ut potensialet i øvelsene. Det kan også lønne seg å sette av tid til litt refleksjon og justering mellom hver verkstedsrunde, slik at dere kan lære underveis og tilpasse prosessen til deres behov.

For- og etterarbeid

Alle verkstedene krever noe for- og etterarbeid. Det kan f.eks. være å samle inn og sammenligne notater fra hver gruppe, eller lage en oppsummering til neste verksted.

Veiledninger, arbeidsark og annet materiell

Materiell fra verktøykassa

Til hvert verksted trenger dere noen enkle hjelpemidler:

Arbeidsark
Utskrifter av målvisjonen
Scenarioene og/eller ledestjernen
Veiledninger og agendaer til fasilitatorene
Ark med refleksjonsspørsmål til deltakerne

Dere finner alt underlaget dere trenger i veiledningene til Verksted 1, Verksted 2 og Verksted 3.

Annet verkstedsmateriell

Sørg for at alle deltakere har tilgang til enkle hjelpemidler som små klistrelapper/post-its og penner eller markører. Det gjør det lettere å notere ideer, sortere innspill og jobbe visuelt sammen rundt bordet.

To eksempler på lengre framsynsprosesser

Verkstedene kan settes sammen på ulike måter. Her ser du to eksempler på lengre framsynsløp, der dere gjennomfører alle de tre fasene/verkstedene:

Eksempel 1: Framsynsprosess med egendefinerte scenarioer

I dette løpet utvikler dere egne scenarioer – enten med utgangspunkt i en målvisjon og drivkrefter dere selv formulerer, eller ved å bruke målvisjonen og drivkreftene som følger med verktøykassa.

Verksted 1: Kartlegg og prioriter drivkrefter som påvirker feltet og virksomheten deres, og lag et sett "scenariostammer" (det første omrisset av et framtidsscenario).
Verksted 2: Videreutvikle ideene fra det første verkstedet, slik at materialet blir til et sett scenarioer med konkrete aktører, situasjoner, hendelser, fortellinger og gjenstander/artefakter.
Verksted 3: Test scenarioene mot en ledestjerne og lag et strategisk veikart som tar høyde for flere mulige veivalg. Målet er å identifisere robuste strategier og tiltak som kan iverksettes nå.

Eksempel på en lengre framsynsprosess, med mulighet for å definere deres egen målvisjon, drivkrefter og framtidsscenarioer. Illustrasjon: TRY

Eksempel 2: Framsynsprosess med scenarioer fra verktøykassa

I dette løpet jobber dere med målvisjon, drivkrefter og scenarioer fra verktøykassa. Prosessen er noe kortere, men følger samme logikk og progresjon.

Verksted 1: Vurder hvordan de forhåndsdefinerte drivkreftene kan påvirke deres målvisjon og virksomhet. Etter dette verkstedet har dere noen påbegynte scenariofortellinger, uten at dere trenger å lage helt egne scenariokladder.
Verksted 2: Ta utgangspunkt i de forhåndsutviklede scenarioene og undersøk hva hvert scenario betyr for deres virksomhet. Diskuter hvilke aktører, problemstillinger og gjenstander/artefakter som er relevant for deres situasjon
Verksted 3: Identifiser hvilke strategier og tiltak virksomheten kan prioritere og iverksette framover, og samle dette i et strategisk veikart.

I dette løpet arbeider dere med målvisjonen, drivkreftene og scenarioene fra verktøykassa. Illustrasjon: TRY

Tilpasning for små og store kulturvirksomheter

Her finner du tre eksempler på hvordan framsynsprosessen kan tilpasses til små og store virksomheter. Eksemplene varierer i tidsbruk, problemstilling, deltakere og metodebruk:

Lokal kulturforening (liten aktør)

Tidsbruk

2–3 timer (frittstående oppgave)

Problemstilling

Hvordan kan vi som liten kulturforening fortsatt være en relevant møteplass for mange ulike grupper i bygda om 10–15 år, når både frivillighet, bosetting og kulturvaner er i endring?

Formål

Å skape felles språk og bevissthet om framtidige utfordringer, uten stor ressursbruk – og samtidig gi styret og frivillige noen tydelige retninger å jobbe videre med.

Arrangør/vertskap

En lokal kulturforening som driver et lite kulturhus på et tettsted med 3 000–4 000 innbyggere.

Deltakere

Cirka 10–12 personer, fordelt på 2–3 små grupper. Dere kan f.eks. invitere frivillige i foreningen, representanter fra idrettslag og ungdomsklubb, biblioteket, lokale lag (kvinneforening, innvandrerorganisasjon) og 1–2 personer fra kommunen (kultur/folkehelse).

Metode

Gjennomfør en enkel øvelse med Ledestjernen og/eller en komprimert versjon av Verksted 2, der ulike grupper jobber med hver sitt forhåndsutviklet scenario.

Agenda

Introduksjon: Gi deltakerne en kort introduksjon til strategisk framsyn, verktøykassa og ledestjernen.
Scenarioer: Hver gruppe leser gjennom ett eller to scenarioer.
Gruppesamtaler: Hva betyr dette scenarioet for "vårt hus" og "vårt sted"? Hvem taper og vinner i dette scenarioet?
Felles oppsummering: 2–3 konkrete ideer til hvordan foreningen kan holde fast ved, eller styrke, mangfold og deltakelse de neste årene.

Regional scene- eller kunstinstitusjon (mellomstor aktør)

Tidsbruk

Cirka 3 måneder (ett tilpasset verksted per måned).

Problemstilling

Hvordan kan vi som regional scene utvikle programmering og samarbeid slik at vi også i framtiden er en viktig plattform for nye stemmer, og ikke bare reproduserer eksisterende strukturer?

Formål

Å få en samlet, men overkommelig, prosess som kan informere neste strategiplan, programstrategi eller samarbeidsavtaler, uten at man bygger et stort utviklingsprosjekt rundt framsynsarbeidet.

Arrangør/vertskap

En mellomstor regional kulturinstitusjon (f.eks. teater, kulturhus eller kunsthall) med fast ansatte, noe prosjektmidler og regionale samarbeidspartnere.

Deltakere

Cirka 20–24 personer, fordelt på 4–5 grupper. Dere kan f.eks. invitere ansatte fra kunstnerisk og administrativ stab, representanter fra frie grupper i regionen, aktører innen utdanning, en lokal eller regional kunstnerorganisasjon og 1–2 samarbeidspartnere (festival, bibliotek, frivilligsentral).

Metode

Gjennomfør de tre verkstedene, f.eks. over tre måneder. Dere kan bruke verksted 1, 2 og 3 slik de er beskrevet i verktøykassa, men uten eget utviklingsarbeid mellom verkstedene:

Verksted 1: Utforsk drivkrefter og usikkerheter i regionen/feltet.
Verksted 2: Jobb med de fire scenarioene i verktøykasse, og drøft hva de betyr for institusjonen.
Verksted 3: Identifiser mulige strategiske grep og prioriteringer de neste 3–5 årene.

Nasjonal kunstner- eller paraplyorganisasjon (stor aktør)

Tidsbruk

6–12 måneder (fullstendig framsynsprosess).

Problemstilling

Hvordan kan vi som landsdekkende organisasjon bidra til at mangfold og ytringsfrihet faktisk styrker seg i kulturfeltet fram mot 2035, og ikke bare blir honnørord – gitt ulike mulige utviklingsbaner i politikk, økonomi og teknologi?

Formål

Å utvikle en felles, langsiktig strategisk retning for organisasjonen og feltet, som kan brukes inn mot politikkutforming, utredningsarbeid, alliansebygging og dialog med medlemmer, myndigheter og andre sektorer.

Arrangør/vertskap

En nasjonal kunstnerorganisasjon eller paraplyorganisasjon med medlemmer over hele landet og tett kontakt med både feltet og myndigheter.

Deltakere

40–60 personer totalt, fordelt på flere samlinger og grupper. Dere kan f.eks. invitere Invitere representanter fra egne medlemsgrupper (ulike kunstarter, sjangre, regioner), fagpersoner fra forskning og akademia, representanter fra andre sivilsamfunnsorganisasjoner og utvalgte samarbeidspartnere fra forvaltning, utdanning og teknologifeltet.

Metode

Fullstendig framsynsprosess over 6–12 måneder, der dere bruker hele verktøykassa:

Egendefinert målvisjon, drivkrefter og ledestjerne tilpasset organisasjonen.
Egenutviklede scenarioer, basert på Verksted 1 og 2.
Verksted 3 for å identifisere strategier, allianser og politiske prioriteringer.

I tillegg (valgfritt)

De forhåndsutviklede scenarioene i verktøykassa brukes som sammenligningsgrunnlag: Hold egne scenarioer opp mot de fire framtidsbildene for å se hva som overlapper, hva som mangler, og hvilke blindsoner dere kanskje har.